(趣旨)

第1条　この訓令は、南但広域行政事務組合(以下「組合」という。)の文書を系統的かつ有機的な制度として維持し、その書記的事務の能率化を図り、併せて関連事務の合理化及び近代化を促進するため、文書の取扱い及び管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(総務課等の職責)

第4条　総務課(消防本部にあっては管理課とする。以下「総務課等」という。)は、文書統括部署として全体の文書事務の指導、調整、統括管理等を行う。

(課長の職責)

第5条　課長(課長に準ずるものを含む。以下同じ。)は、課内の文書事務の指導及び調整並びに文書主任の指導及び監督を行う。

(文書主任)

第6条　課内における文書事務を適正かつ迅速に処理するため、各課に文書主任を置く。

(文書の受領及び配布)

第7条　組合の事務局及び消防本部に到達した文書は、総務課等において受領し、主管課に配布する。ただし、各課に直接到達した文書は、当該課において受領し、収受の手続をするものとする。

(総務課長等以外の者が受領した文書の処理)

第8条　閉庁日等において総務課長等以外の者が受領した文書等は、直近の開庁日に、総務課長等に引き継がなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第9条　郵便料金の未納又は不足の文書については、官公署の発信に係るものその他総務課長等が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。

(複数の課に関連する文書の配布)

第10条　複数の課に関連する文書は、総務課長等が最も関連が深いと認める課に配布する。

(収受文書の取扱い)

第11条　収受した文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(文書の配布)

第12条　総務課長等は、最も適切な方法により文書を各課に配布する。

(配布を受けた文書の処理)

第13条　文書主任は、収受文書の配布を受けたときは、その主管に属する文書であること及び分類、保存期間等を確認の上処理し、課長は、分類又は保存期間を変更する必要のあるときは総務課長に合議するものとする。

(処理済文書)

第14条　担当職員は、処理済の文書を分類及び保存期間に従って区分し、1事件の関係文書を1単位として保管しなければならない。

(文書の起案)

第15条　文書を施行しようとするときは、起案用紙(様式第4号)を用いて起案しなければならない。ただし、一定の簿冊で処理できるもの若しくは簡易な文書で処理案を当該文書の余白に記載して処理し、又は付せん紙を当該文書に添付して執行できるものについては、この限りでない。

(決裁)

第16条　起案書は、文書主任を経て全て決裁又は代決若しくは専決を経なければ処理することができない。

(起案書の審査)

第17条　課長は、次により起案書を審査する。

(浄書)

第18条　文書は、各課において浄書する。ただし、特殊な文書、多量に印刷を必要とする場合等にあっては、業者に発注することができる。

(施行)

第19条　文書の施行は、公印を押して施行する。ただし、次に掲げる文書については、公印を省略することができる。

(電子メールによる電子文書の施行)

第20条　次の各号のいずれかに該当する文書は、電子文書として電子メールにより施行することができる。この場合において、電子メールによる施行は、電子メール本文に施行する電子文書を添付することにより行うものとする。

(発送)

第21条　施行文書は、各課が発送する。

(電磁的記録の取扱い)

第22条　前条の規定にかかわらず、電磁的記録の送付については、電子情報処理組織(組合の機関等の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)と送付を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)により行うことができる。

(文書の保存年限)

第23条　文書の保存年限は、次の8種とする。

(保存年限の特例)

第24条　前条の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書又は時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、当該法令等に定める期間又は時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある期間とする。

(常用文書)

第25条　課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。

(文書分類)

第26条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、文書分類表(別表)に従って分類しなければならない。

(文書分類表の変更)

第27条　文書主任は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の変更を検討し、文書分類登録・変更表(様式第6号)を総務課等に提出しなければならない。

(分類項目の変更)

第28条　文書主任は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類項目、中分類項目、小分類項目及び細分類項目の変更を検討し、総務課等と調整を行わなければならない。

(文書の整理)

第29条　文書の整理は、バインダー(簿冊)、フォルダー、ファイルボックス等の用具(以下「ファイル」という。)により行うものとする。

(文書目録の添付)

第30条　ファイルには、とじ込まれている文書の正確な把握に資するため、ファイルの最初の項に目次として文書目録(様式第9号)を添付する。

(文書の保管)

第31条　文書の保管は、各課において文書主任の下で行い、原則として保存年限起算日から1年間を保管期間とする。

(文書の移替え)

第32条　文書の移替えは、保管期間の経過した文書のうち保存年限が満了していない文書を対象に、保存書庫に収納することにより行う。

(文書の保存)

第33条　保存文書は、それぞれの文書の保存年限に従って、保存期間が満了するまで保存書庫において保存する。

(保存文書の借覧)

第34条　保存文書を利用する場合は、総務課等が定めるルールに従って、文書貸出カード(様式第10号)に所要事項を記入する。ただし、永年保存文書を庁外に持ち出す場合は、別の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第35条　保存年限満了文書の廃棄は、毎年7月末日までに行う。

第36条　帳票の管理は、帳票内規の定めるところによる。

(文書以外の通知及び連絡)

第37条　職員は、口頭又は電話等による業務連絡又は通知を受けたときは、簡易なものを除き口頭による連絡をしてはならない。

(文書件数の統計)

第38条　総務課長等は、文書の収発件数を調査して、文書収受件数調査票(様式第11号)を作成し、管理者に提出しなければならない。

(簿冊)

第39条　総務課等には、次に掲げる簿冊を備えなければならない。